Mẫu hợp đồng
Quản lý danh sách các mẫu hợp đồng.
Mẫu hợp đồng sử dụng để phục vụ cho việc tạo các hợp đồng theo mẫu có sẵn một cách nhanh chóng. Mỗi một mẫu hợp đồng có thể gắn kèm nhiều file như hợp đồng chính, phụ lục hợp đồng vvv. Mỗi file cho phép thiết lập vị trí ký theo mẫu bằng cách đặt chính xác vị trí ký hoặc tìm vì trí ký tự động bằng từ khóa
Danh sách
Để truy cập chức năng này cần đăng nhập với tài khoản admin hoặc tài khoản được phân chức năng này
Thêm mới
Để thêm mới bấm vào nút Thêm mới trên thanh công cụ để mở màn hình thêm mới và tiến hành thêm mới
Điền các thông tin vào form nhập và chọn file hợp đồng chính rồi bấm thực hiện
Giải thích các trường thông tin trong mẫu hợp đồng
- Tên mẫu : Nhập tên mẫu quản lý
- Mô tả: Nhập thông tin mô tả (Không bắt buộc)
- Loại hợp đồng: Chọn loại hợp đồng trong danh sách
- Form hợp đồng: Chọn form hợp đồng trong danh sách. Form này dùng để hiển thị form nhập liệu cho hợp đồng lúc tạo. Xem thêm phần quản lý form hợp đồng để rõ hơn cơ chế hoạt động
- Quy trình: Chọn quy trình ký trong danh sách. Quy trình này phục vụ cho việc luân chuyển ký hợp đồng qua các bước. Ví dụ: Người tạo => Người ký nháy => Người ký chính => Đối tác. Quy trình này có thể tự thiết kế động tùy biến theo nhu cầu của các doanh nghiệp. Xem thêm phần quản lý quy trình để rõ hơn cơ chế hoạt động
- Mẫu người tham gia ký: Chọn mẫu trong danh sách. Mẫu này để phục vụ cho việc xác định có bao nhiêu vị trí tham gia ký cho mẫu hợp đồng này. Ví dụ: 1 người ký nháy, 1 người ký chính và đối tác ký. Việc chọn mẫu tham gia ký để phục vụ cho việc thiết lập vị trí ký trên hợp đồng. Xem thêm phần quản lý mẫu người tham gia ký để rõ hơn
- Vai trò: Chọn 1 hoặc nhiều vai trò. Vai trò ở đây để phân mẫu này cho các đối tượng trong vai trò chọn. Khi người dùng khởi tạo hợp đồng thì chỉ nhìn được các mẫu theo vai trò của mình
Sửa chữa
Để sửa chữa thông tin bấm vào dấu ... dọc tương ứng trong danh sách và bấm chức năng Sửa chữa để mở màn hình sửa chữa. Sau đó điền lại các thông tin cần sửa chữa. Các thông tin cũng tương tự như phần thêm mới
Xóa mẫu
Để sửa chữa thông tin bấm vào dấu ... dọc tương ứng trong danh sách và bấm chức năng Xóa để xóa. Hệ thống sẽ xóa toàn bộ mẫu bao gồm các file trong mẫu và vị trí ký.
Chú ý: Chỉ xóa được khi đói tượng chưa được sử dụng. Nếu đã sử dụng hệ thống sẽ không cho xóa và sẽ nhận được thông báo không được xóa
Thiết lập vị trí ký
Đầu tiên tại màn hình danh sách mẫu hợp đồng bấm vào tên mẫu để mở chi tiết danh sách các file trong mẫu ra
Mỗi file mẫu trong mẫu hợp đồng đề có thể xác định vi trí ký bằng cách bấm vào tên file đó
Tại màn hình xem thông tin mẫu chọn vào dấu ... dọc tương ứng với file mẫu và bấm chức năng "Thiết lập vị trí ký mẫu"
Sau đó tiến hành thiết lập vị trí ký theo 2 cách
CÁCH 1: Đặt vị trí cố định bằng cách bấm vào các nút vị trí trên thanh công cụ để đặt vị trí ký
CÁCH 2: Đặt vị trí động bằng cách bấm vào nút Đặt theo mẫu trên thanh công cụ để đặt vị trí ký
Tọa độ là vị trí ký sẽ tiến lên phía trên hoặc lùi xuống phía dưới mẫu keyword tìm được tính bằng đơn vị cm. Nếu giá trị âm là lùi xuống dưới. Giá trị dương là lùi lên trên. Ví dụ: Từ khóa đặt là Đại diện bên A Ký và tọa độ là -1.5 thì khi ký hệ thống sẽ tìm đến đoạn có chữ Đại diện bên A Ký và ký xuống phía dưới 1.5 cm
Upload lại mẫu
Trong trường hợp muốn thay đổi lại file nào trong mẫu hợp đồng. Tại cửa sổ xem chi tiết mẫu bấm vào dấu ... dọc tương ứng với file mẫu trong danh sách sách và chọn chức năng upload lại mẫu
Sau đó tiến hành chọn mẫu mới để upload thay thế. Chú ý: Sau khi upload lại mẫu phải thực hiện lại bước đặt chữ ký
Xóa file trong mẫu
Trong trường hợp muốn xóa file nào trong mẫu hợp đồng. Tại cửa sổ xem chi tiết mẫu bấm vào dấu ... dọc tương ứng với file mẫu trong danh sách sách và chọn chức năng Xóa biểu mẫu